Funkcja otwartych paragonów
Jeden z modułów programu POSonline – Sprzedaż 3.0 – wyposażony został w funkcję pozwalającą na otwieranie kilku paragonów na jednym urządzeniu przez użytkownika. Pozwala to na przyspieszenie obsługi klientów czy też prowadzenie otwartego rachunku klienta, za który zapłaci on pod koniec wizyty w Twoim lokalu.
Funkcjonalność otwartych paragonów może być przydatna, gdy:
- na punkcie sprzedaży POS znajduje się tylko jedno urządzenie umożliwiające wystawianie paragonów/faktur, dodatkowo na punkcie pracuje więcej niż jeden pracownik,
- zdarza się, że sprzedawane towary przed wydaniem klientowi należy odpowiednio przygotować – np. pokrojenie, zważenie, zapakowanie lub zabranie odpowiedniej ilości z pojemnika zbiorczego z towarem, *
- specyfika lokalu wiąże się z przyjęciem zamówienia od klienta, podczas jego obecności w lokalu może on domawiać kolejne pozycje do rachunku.
* W przypadku zbieżności podpunktu pierwszego i drugiego wydłuża się czas obsługi kolejnego klienta.
Jeżeli chociaż jeden z powyższych przykładów pasuje do specyfiki Twojej firmy, funkcjonalność otwartych paragonów jest właśnie dla Ciebie.
Jak wgląda to w praktyce?
Zachęcamy do zapoznania się z dalszą częścią wpisu, gdzie przedstawione zostaną możliwe konfiguracje oraz omówiona zostanie sama funkcjonalność z uwzględnieniem aplikacji mobilnej oraz danych wyświetlanych w czasie rzeczywistym z poziomu biura (wgląd w stan utworzonych i zapisanych oraz zafiskalizowanych już dokumentów).
Otrzymując dostęp do POSonline możesz zdecydować czy chcesz korzystać z opcji otwartych paragonów – co więcej, w trakcie użytkowania systemu, w dowolnej chwili możesz dezaktywować bądź ponownie aktywować opcję możliwości zapisu paragonów w trakcie ich wystawiania. Konfiguracja POSonline pozwala na dostosowanie programu do Twoich aktualnych potrzeb.
Poniżej dwa sposoby konfiguracji systemu z wykorzystaniem funkcji:
- funkcja aktywowana w podstawowej konfiguracji systemu, dodatkowo możliwość wyłączenia opcji dla wybranych użytkowników (punktów sprzedaży),
Efekt: na większości punktów funkcja będzie wykorzystywana, na kilku punktach pracownicy nie będą wystawiać takich dokumentów. - funkcja dezaktywowana w podstawowej konfiguracji systemu, opcja aktywowana wyłącznie dla wybranych użytkowników (punktów sprzedaży).
Efekt: na większości punktów funkcja nie będzie wykorzystywana, na kilku punktach pracownicy będą mieli dostęp do tworzenia tego typu dokumentów w systemie i ich późniejszej fiskalizacji.
Pracownik po zalogowaniu się do aplikacji mobilnej i otworzeniu modułu Sprzedaż 3.0 otrzyma klasyczny interfejs sprzedaży, gdzie wskazuje pozycje wybrane przez klienta określając ich ilość, po czym wyświetlane są one w sekcji podsumowania dokumentu „Pozycje”.
Dodatkową opcją odróżniającą standardową Sprzedaż 3.0 od Sprzedaży 3.0 z aktywowaną funkcją otwartych paragonów są przyciski [Zapisz] i [Wczytaj] znajdujące się w dolnej części ekranu.
Po skorzystaniu z przycisku [Zapisz] użytkownikowi pojawi się okno „Zapisz dokument”, gdzie widnieje wartość pozycji uwzględnionych na paragonie, dodatkowo na tym etapie wskazać może sposób płatności – w przypadku braku wyboru do paragonu zostanie tymczasowa forma płatności ustawiona w konfiguracji systemu jako domyślna. W polu „Opis” podana powinna zostać charakterystyczna informacja dla wystawianego dokumentu, może to być np. numer stolika czy ew. informacja o produkcie przygotowywanym do wydania (wspomniane wcześniej ważenie, krojenie, pakowanie etc.). Następnie zapisuje on dokument w systemie korzystając z przycisku [Zapisz dokument].
Uwaga! To właśnie informacja podana w opisie stanowić będzie kluczową podpowiedź dla pracownika podczas późniejszego zaczytywania dokumentu w celu jego dokończenia i fiskalizacji.
W przypadku podglądu dokumentów z biura (zakładka Finanse ⟶ [Paragony]) zauważyć można, że zapisany paragon otrzymał w nazwie
Uwaga! Po zapisaniu dokumentu nastąpi automatyczne przeładowanie widoku z pozycjami w aplikacji mobilnej, można wystawiać kolejny dokument, który zafiskalizujemy od razu lub także zapiszemy tymczasowo w POSonline.
W celu dokończenia wystawiania zapisanego wcześniej dokumentu pracownik punktu POS korzysta z przycisku [Wczytaj]. Otwarte zostaje dodatkowe okno „Wczytaj dokument”, z którego to wybierany jest zapisany wcześniej paragon – jak wspominano wcześniej poza datą dokumentu widnieje tu także kwota produktów znajdujących się na dokumencie oraz wprowadzony przez pracownika „Opis”.
Po wskazaniu dokumentu i zatwierdzeniu wyboru przyciskiem [OK] w aplikacji pojawia się dodatkowy komentarz informujący o statusie dokumentu – „Dokument edytowany”.
Po dodaniu kolejnych pozycji paragon może zostać ponownie zapisany lub bezpośrednio zafiskalizowany.
Uwaga! W przypadku kolejnego zapisania tego samego dokumentu pracownikowi ukaże się okno „Zapisz dokument” z uzupełnionym wcześniej opisem – nie ma konieczności wprowadzania ponownie danych, oczywiście można je zaktualizować w przypadku pojawienia się takiej potrzeby.
Jeżeli obsługa klienta dobiega końca – możemy wystawić dokument fiskalny i pobrać opłatę za wyświadczone usługi - pracownik korzysta z przycisku [Zatwierdź dokument], wskazuje/aktualizuje formę płatności, decyduje czy wystawiony zostanie paragon (pozostawienie pola „NIP” pustego) czy też faktura detaliczna (wpisanie numeru NIP w polu „NIP”). Następnie zatwierdza dokument i zajmuje się jego fiskalizacją.
W momencie zafiskalizowania dokumentu pracownik biura poprzez wgląd w stan dokumentów może zauważy, że zmienił się status paragonów – z „Utworzony” na „Zaakceptowany”, nadany został numer fiskalny, zniknął wprowadzony wcześniej opis, jeżeli towar znajdował się na magazynie wykonane zostanie pokrycie magazynowe (wyświetlenie wartości magazynowej).
Uwaga! W przypadku podania numeru NIP w ostatnim oknie sprzedaży, w systemie zamiast paragonu zostanie utworzona faktura detaliczna – nastąpi zniknięcie dokumentu tymczasowego – o nazwie posiadającej 
– widocznego wcześniej po wejściu w paragony (zakładka Finanse ⟶ [Paragony]).
Podstawową zaletą funkcji jest usprawnienie sprzedaży i możliwość wystawienia jednego dokumentu sprzedaży – uniknięcie fiskalizacji kilku paragonów podczas jednego pobytu klienta w Twoim lokalu.
Kolejnym aspektem jest łatwość obsługi funkcji czy też patrząc z innej perspektywy możliwość ograniczenia infrastruktury sprzętowej na punkcie POS – jeżeli przygotowanie zamówienia wymaga chwili czasu rozpoczęta może zostać obsługa następnego klienta, a wszystko to odbywa się na jednym urządzeniu.
W przypadku rozbudowanej infrastruktury sprzętowej na punkcie POS/w Twoim lokalu i posiadaniu na przykład dwóch stanowisk, istnieje także możliwość dokończenia zapisanego dokumentu przez drugiego pracownika obsługującego drugie stanowisko.
POSonline – podejmuj właściwe decyzje!